公司培训办公室计算机使用的基础知识

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发布者：qh办 发布时间： 阅读：6250次

公司培训办公室计算机使用的基础知识

----办公计算机的正确使用方法

1、基本原则：

①学会正确地使用计算机、安全地使用计算机、科学地使用计算机。要按计算机规定程序操作；要定期按时升级杀毒软件；要按照企业的电子文档管理规定，及时整理每天产生的新文件；清除已经作废的文件；将正在使用或者等待领导审批的文件存入临时文件夹；分类编辑正式文件的电子序号；存入指定的专用文件夹，并作好正式文件的备份，同时存入机器硬盘和移动硬盘。便于今后工作需要时的快捷查询。不要让计算机因你的错误操作而出现故障，造成企业经济损失。

②与他人共用电脑时，要协调好电脑的使用时间，应根据任务量的轻重缓急区别对待。

③未经允许，不要查看别人的文件。注意机密文件的保密。

④不要在工作时间上网聊天、玩电脑游戏。（业余上网聊天，万一感染了病毒，正常杀毒软件不能消灭病毒时，可以下载专用杀毒软件）

⑤工作结束后，应清理桌面多余的图标，按规定程序关闭计算机，同时保持环境和设备的整洁。

2、提高计算机运行速度的办法

（1）合理使用硬盘；：5点。合理分区和合理使用
    什么是合理使用硬盘呢？以一块容量为80GB的新硬盘为例说明：C盘分给10至15GB（视操作系统而定），D盘调成10GB，E盘设为10GB，省下的就看着设吧（可对半分为F和G盘）。

分好区后如何使用是最为关键：4点 
   ①把操作系统装在C盘上，并把Office、foxmail、ICQ、QQ、FlashGet、超级兔子、播放器软件以及一些看图软件等常用小型软件也安装在C盘上。

②使用"优化大师"之类的系统修改软件，把"我的文档"、"上网缓冲"、"上网历史"、"收藏夹"等经常要进行写、删操作的文件夹设置到D盘上，尽量避免其它分区产生磁盘碎片而降低硬盘性能。
   ③把各种应用软件安装到E盘，至于游戏可装在F盘，G盘用来存放影音文件。
   ④对C盘进行一次碎片整理。

（2）虚拟内存的合理设置。这个问题较复杂，留在以后在讲。
    （3）合理摆放"快捷方式"
    绝大多数运行软件都是通过该软件的"快捷方式"来做到的。硬盘越来越大，安装的软件也越来越多，许多人喜欢把快捷方式都放到桌面上，这样不但使您眼花缭乱，而且系统性能也会下降，而且会造成系统资源占用过大而使系统变得不稳定，所以我们最好把桌面上的快捷方式控制在10个左右，其它的快捷方式可全放到开始菜单和快捷启动栏中。

 （4）慎用"安全类"软件
    这里是指实时性的防毒软件和防火墙。该类软件对系统资源和CPU资源的占用是非常大的（有的高达30%以上）。如果您不经常上杂七杂八网站的话，这类软件完全没有必要使用。建议你办公室里的存储有公司重要数据的计算机不要上网。下面我还要讲到其泄密的危险性。
     （5）减少不必要的随机启动程序 
    许多人不知道什么程序是可以禁止的，什么是不能禁止的，因此也没有进行这一步工作。在界面的"开机速度优化"中优化大师中，会提示什么可以禁止，什么不能禁止。这样做除了能加快启动速度外，还能提高系统在运行中的稳定性！
    （6）桌面背景不要太复杂
    桌面背景也不要弄得太复杂（建议设为"无"），有的还做成了动画桌面，这除了会给系统带来不稳定因素外，没有任何好的作用——毕竟我们只有很少时间是面对桌面的。
    （7）尽量精简右键菜单

3、电子档案的保存与维护

（1）要建立适合于磁、光介质保存的环境。

诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准，载体应直立排放、并避光、防尘、防变形，远离强磁场和有害气体等。  　　

（2）要保证电子档案内容逻辑上的准确。

电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台，将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。

因为，电子档案来自各个方而，往往是在不同的电子计算机系统上形成的，且在内容的格式编排上也不尽—致，这种在技术和形式上的差异，必然导致在以后还原时所采用的技术与方法的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。

因此，除对电子挡案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其他方法和技术力加以转换。  　　

    （3）要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用以下三种方法：—是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统—并保存，并与电子档案存储在—起，恢复时，使之按本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品，因为这是最为稳妥的永久保存方法。  　　

    （4）要保证电子档案的可理解性。对一份电子档案的内容来说，常常有不被人完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案，就需要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括：元数据；物理结构与逻辑结构的关系；相关的电子档案名称、存储位置及相互关系；与电子档案内容相关的背景信息等。

    （5）要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体是磁性载体，极易受到环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。应每四年拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少干四年。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，因为任何一次误操作，都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。  　　

    对电子档案的有效保存与维护，是—项极其重要而复杂的工作。因而，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等条件，制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态。

（qh办）